ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

DLACZEGO JEST TO POTRZEBNE?

Każdy projekt może charakteryzować się różnym stopniem złożoności, może mieć inny cel, zakres czy ograniczenia. Przykładem projektu może być wprowadzenie nowego produktu lub usługi na rynek, opracowanie strategii zdobycia nowych klientów czy po prostu organizacja szkolenia lub konferencji. Niezależnie od celu czy złożoności projektu należy nim odpowiedni zarządzać.

Odpowiednie zarządzanie projektem zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu oraz pozwala osiągnąć zdecydowanie lepsze wyniki, przy jednocześnie niższych kosztach, mniejszym wysiłku oraz w krótszym czasie. Poprzez właściwe zarządzanie projektem niweluje się ryzyko wystąpienia opóźnień, konieczność naniesienia kosztownych poprawek czy wycofania się z jego realizacji.

Udane zakończenie projektu wymaga przeprowadzenia kolejnych faz jego realizacji. Ze względu na różny charakter i złożoność projektów trudno jest określić jeden najlepszy schemat postępowania. Pomimo tego chcielibyśmy przedstawić pewne procedury, które są wspólne dla wszystkich projektów.

1. Zdefiniowanie i zaplanowanie projektu

Przed rozpoczęciem każdego projektu warto zapoznać się z katalogiem najczęstszych przyczyn niepowodzeń projektów, do których zalicza się: małe zaangażowanie zespołu, niewystarczające zasoby, nierealistyczne oczekiwania, niewystarczające wsparcie kierownictwa, zmiany wymagań i specyfikacji, niewystarczające planowanie, zanik potrzeby biznesowej[1]. Świadomość ich istnienia z pewnością pomoże ci we właściwym zarządzaniu projektem.

Na początku powinieneś zdefiniować projekt, czyli odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

Co trzeba zrobić?
Jak to będzie zrobione?
Co jest potrzebne, aby to zrobić?
Kto to zrobi?
Kiedy to będzie zrobione?
Ile to będzie kosztowało?
Jakie jest ryzyko niepowodzenia?

W celu znalezienia odpowiedzi na powyższe pytania postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

Step 1. Określ ideę projektu – zastanów się, co jest powodem uruchamiania projektu, jakie są jego cele, co chcesz zrobić. Postaraj się stworzyć roboczą koncepcję (opis) projektu, chociażby w formie kilku zdań lub nawet rysunków.
Step 2. Ustal zakres prac – zastanów się nad planem pracy, zidentyfikuj zadania i czynności niezbędne do realizacji projektu. Następnie podziel pracę na małe „kawałki”.
Step 3. Zaplanuj zasoby projektu – zidentyfikuj zasoby, które są niezbędne do realizacji projektu. W zależności od rodzaju przedsięwzięcia będziesz potrzebował zasobów rzeczowych (np. nieruchomości, maszyn, urządzeń, materiałów biurowych), zasobów finansowych, ludzkich i organizacyjnych. Musisz określić ich rodzaj, ilość i jakość oraz w jakim momencie realizacji projektów będziesz ich potrzebował.
Step 4. Wybierz zespół – zdecyduj, kto będzie kierownikiem projektu oraz jaki będzie skład zespołu realizującego projekt. Następnie zorganizuj spotkanie inicjujące projekt, tzw. kick off meeting, na którym będziecie mieli okazję poznać się i porozmawiać o projekcie. Upewnij się, że każdy członek zespołu ma odpowiednie kompetencje do realizacji projektu oraz rozumie założenia projektu. Określ też obowiązki oraz cele dla każdego członka zespołu.
Step 5. Opracuj harmonogram – zaplanuj terminy realizacji poszczególnych zadań. Zadania powinny być wyszczególnione chronologicznie, z podaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia. Należy również przydzielić osoby odpowiedzialne za ich realizację. Zalecanym instrumentem do wizualizacji planowania czasu realizacji projektu jest wykres Ganta, który omówiliśmy już wcześniej w temacie Harmonogram rozwoju nowego produktu. Pamiętaj, aby skonsultować harmonogram z zespołem. Zastanówcie się razem, czy terminy są realne oraz które zadania można realizować równolegle.
Step 6. Zaplanuj budżet – oszacuj koszty realizacji projektu. W tym celu zidentyfikuj rodzaje kosztów. Aby przedstawić budżet w sposób przejrzysty i zrozumiały, nakreślcie go w formie tabeli. Powinieneś pamiętać o kosztach związanych z:
pracą członków zespołu,
realizacją zleceń przez firmy zewnętrznym,
materiałami,
szkoleniami, delegacjami, itp.,
prowadzeniem biura, księgowości, marketingu, itp.,
innymi przedsięwzięciami realizowanymi w ramach projektu.
Step 7. Oceń ryzyko – zastanów się nad potencjalnymi zagrożeniami mogącymi pojawić się podczas realizacji poszczególnych etapów projektu. Następnie dokonaj analizy skutków ryzyka. Ustal sposoby jego monitorowania i kontrolowania. Opracuj też plan awaryjny, czyli opis działań podejmowanych w razie wystąpienia zidentyfikowanych niepowodzeń.

W trakcie fazy definiowania i planowania projektu powinieneś uświadomić sobie zależności pomiędzy trzema parametrami projektu, które tworzą tzw. trójkąt ograniczeń projektu: koszt projektu, zakres projektu i czas trwanie projektu. Sentencją wpływu wszystkich czynników jest fakt, iż nie można zmienić jednego z nich bez wpływu na pozostałe, więc jeśli zmieni się jeden z parametrów, należy zoptymalizować pozostałe, aby trójkąt pozostał w równowadze. Kombinacje tych atrybutów należy rozumieć w taki sposób, iż skrócenie czasu realizacji projektu powoduje wzrost kosztów i zmniejszenie zakresu. Redukcja kosztów wpłynie na wydłużenie harmonogramu oraz zmniejszenie zakresu. Zwiększenie zakresu spowoduje wydłużenie czasu realizacji oraz wzrost kosztów[2].

[1] Dąbrowski W., Podstawy Zarządzania projektami, Polsko-Japońska Wyższa Szkoła Technik Komputerowych, Warszawa, 2014, s. 10.

[2] B. Barchański, Wybrane aspekty szacowania czasów trwania czynności w projektach, w: J. Szynal, Nauki o zarządzaniu, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław 2014, str. 10-11.

2. Uruchomienie i kontrolowanie projektu

Jeśli postępowałeś zgodnie z przedstawionymi wyżej krokami, zarządzanie projektem będzie czystą przyjemnością. Teraz tylko:

trzymaj się planu – jednak powinien on zostać elastyczny. Bądź przygotowany na zmiany w planie w razie wystąpienia nieoczekiwanych wydarzeń. Staraj się rejestrować wszelkie zmiany w trakcie pracy nad projektem, określaj ich przyczyny oraz skutki, jakie wywierają na projekt.
monitoruj i kontroluj – w szczególności: ponoszone koszty w odniesieniu do założonego budżetu, jakość pracy, dotrzymywanie terminów, zmiany w planie projektu oraz dostępność zasobów.
reaguj w celu utrzymania projektu w założonych ramach czasowych, budżetowych
i jakościowych – jeśli zidentyfikujesz jakieś odchylenia od zaplanowanej normy, podejmij działania korygujące.

komunikuj się z zespołem – organizuj krótkie spotkania, w ramach których omówicie stan projektu czy też wypracujecie wspólnie nowy pomysł. Ponadto staraj się wizualizować zadania poszczególnych członków zespołu. Możesz przygotować tzw. tablicę zadań, która będzie widoczna dla każdego. Na niej umieszczaj karteczki zarówno z zaplanowanymi zadaniami, jak też w tymi w trakcie realizacji lub zakończonymi.

3. Zwróć uwagę wszystkie obszary zarządzania projektem

Pamiętaj, aby na zarządzanie projektem patrzeć całościowo. Nie należy ignorować żadnego z występujących obszarów wymagających zarządzania. W toku realizacji projektu wyróżnia się następujące obszary zarządzania[1]:

Zarządzanie zasobami ludzkimi. Ideą zarządzania zasobami ludzkimi jest efektywne wykorzystanie uczestników projektu, poprzez planowanie organizacji zespołu, rekrutowanie pracowników czy kreowanie zespołu realizatorów projektu.
Zarzadzanie zasobami ludzkimi. Ideą zarządzania zasobami ludzkimi jest efektywne wykorzystanie uczestników projektu, poprzez planowanie organizacji zespołu, rekrutowanie pracowników czy kreowanie zespołu realizatorów projektu.
Zarzadzanie komunikacją. Zarządzanie komunikacją ma na celu poprawne zastosowanie formy przepływu informacji w zespole projektowym. Zarządzanie to bazuje na planowaniu komunikacji, rozprowadzeniu informacji do każdego z uczestników projektu, raportowaniu czy administrowaniu czynności w toku realizacji projektu.
Zarzadzanie jakością projektu. Właściwe zarządzanie projektem urzeczywistnia oczekiwania odbiorcy projektu poprzez planowanie właściwości jakościowych, gwarancję ich osiągnięcia oraz kontrolę cech jakościowych wykonanych czynności projektowych.
Zarzadzanie kosztami. Zarządzanie kosztami zapewnia utrzymanie projektu w zaplanowanym zakresie środków finansowych. Składa się na nie: planowanie wymaganych do realizacji projektu zasobów finansowych, ludzkich, materiałowych oraz informacyjnych, szacowanie kosztów wykonania projektu, finansowanie kosztów oraz kontrola realizacji zaplanowanego budżetu.
Zarzadzanie ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu rozpoznanie zagrożeń, analizę oraz ocenę ryzyka, planowanie czynności prewencyjnych oraz kontrolę ich realizacji. Zarządzanie ryzykiem występuje w każdej fazie realizacji projektu, od jego początku aż do zamknięcia.
Zarządzanie czasem. Zarządzanie czasem zapewnia realizację wszystkich zadań w określonym czasie. Sprowadza się do określenia zadań do realizacji, uporządkowania i rozłożenia zadań w czasie, oszacowanie czasu realizacji wszystkich prac, harmonogramowania oraz kontroli sporządzonego terminarza. Aby oszacować czasy wykonania poszczególnych zadań w projekcie można zastosować^[2]:
- metodą szacowania czasu realizacji działania w projekcie, która sprowadza się do porównania czasów planowanych zadań z czasem podobnych zadań wykonanych w podobnych warunkach;
- analizę danych historycznych, która opiera się na założeniu czasu trwania analogicznych działań w przeszłości w realizowanych projektach;
- technikę wykorzystującą rady ekspertów, polegającą na szacowaniu czasu trwania zadań na podstawie wiedzy i doświadczeniu ekspertów.;
- metody delfickiej, w której wykorzystuje się wiedzę członków zespołu projektowego.

Zarządzając czasem projektu należy mieć na uwadze, iż oszacowany czas niezależnie od przyjętej techniki może ulec zmianie i różnić się od przyjętego. Aby uniknąć problemów wynikających ze zmiany harmonogramowania należy przyjąć zakres toleranci dla możliwych odchyleń.

[1] J. Klimiuk, Rola kierownika projektu oraz zespołu projektowego w zarzadzaniu projektami, „Bezpieczeństwo i technika pożarnicza” 2009 nr 3, str. 40-42.

4. Rozważ specyficzne metody dla bardziej złożonych projektów

Powyżej przedstawiliśmy ogólny schemat postępowania w realizacji projektu, który może być z powodzeniem zastosowany w zarządzaniu projektem o różnej złożoności. Jeśli jesteś zainteresowany pogłębieniem wiedzy w tej tematyce, zachęcamy cię do zapoznania się z różnymi metodykami zarządzania projektem.

W literaturze można zidentyfikować ponad 40 różnych metodyk zarządzania projektami. Najczęściej opisywanymi oraz uniwersalnymi metodykami są: metodyka PRINCE2 i PMBOK. Nie będziemy ich szczegółowo opisywać, lecz chcemy zaznaczyć, że takowe istnieją.

Metodyka PRINCE2 (Project In Controlled Environment) została stworzona w roku 1989 w Wielkiej Brytanii przez Central Computer and Telecommunications Agency. PRINCE2 jest produktem licencjonowanym, który pomaga w realizacji projektów o każdej wielkości i złożoności. Metoda PRINCE2, która została zbudowana na bogatym doświadczeniu i wiedzy, dostarcza elementów niezbędnych do zarządzania każdym projektem. Metoda PRINCE2 oparta jest na czterech zintegrowanych elementach, a mianowicie zasadach, komponentach, procesach i środowisku projektowym (Rys. 1).

Rysunek 1. Struktura PRINCE2
Źródło: oficjalna strona internetowa PRINCE2, https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2/what-is-prince2

Więcej informacji dotyczących metodyki PRINCE2 znajdują się na oficjalnej stronie internetowej firmy Axelos pod adresem: https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2.

PMBOK Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) jest to zestaw standardów i rozwiązań dotyczących zarządzania projektami, opublikowany przez Project Management Institute. Standardy PMBOK stanowią podstawy wiedzy dotyczącej zarządzania projektami. Zgodnie z PMBOK Guide – wydanie piąte, zarządzanie projektem opiera się na 47 procesach zarządzania, pogrupowanych w cztery kategorie: rozpoczęcie, planowanie, realizację, ocenę i zakończenie.

Więcej informacji dotyczących PMBOK znajduje się na oficjalnej stronie internetowej Project Management Institute, pod adresem: https://www.pmi.org/.

5. Podsumuj i oceń projekt

W celu zakończenia projektu należy dokonać jego podsumowania i oceny. Przed tobą jeszcze kilka zadań:

Upewnij się, czy dokumentacja związana z projektem jest kompletna – jeśli nie, uzupełnij ją.
Oceń członków zespołu projektowego.
Porównaj rzeczywiste wyniki z założeniami planu projektu.
Przygotuj raport końcowy na temat czasu realizacji projektu, jego kosztów, jakości/wyników oraz wykorzystania zasobów projektu. Powinien on zawierać również opis prac wykonywanych w ramach projektu oraz problemów, jakie wystąpiły podczas jego realizacji.
Zorganizuj spotkanie zespołu, aby podsumować przebieg projektu. Nie zapomnij podziękować wszystkim członkom zespołu za ich wkład i zaangażowanie w realizację projektu.

Po tym wszystkim możesz wrócić do domu. Usiądź wygodnie w swoim fotelu i … dopiero teraz możesz być dumny z finalizacji projektu.

WYNIKI

Po przeanalizowaniu tego rozdziału jesteś w stanie zdefiniować, zaplanować, monitorować i kontrolować projekt. Znasz obszary zarządzania projektami, na które należy zwracać szczególną uwagę. Rozumiesz zależności pomiędzy kosztami projektu, jego zakresem i czasem trwania projektu. Posiadasz również podstawową wiedzę o najpopularniejszych metodykach zarządzania projektami.