ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW

Jako założyciel Startupu nie wystarczy, że znasz zasady i zachowania wymagane w danym modelu biznesowym, wiesz jak prowadzić negocjacje lub badania marketingowe i doskonale zarządzasz swoim czasem. Musisz  wiedzieć, jak planować, identyfikować i rozwiązywać problemy, podejmować właściwe decyzje i upewniać się, że są realizowane. Po zapoznaniu się z zasadami podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów, przeanalizuj kilka wariantów tych procesów, aby zobaczyć, w jaki sposób możesz najlepiej wykorzystać je do realizacji swojego planu i osiągnięcia doskonałości.

Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji to jedna z kluczowych umiejętności każdego założyciela startupu w stale zmieniającym się środowisku biznesowym! Rozwiązywanie problemów będzie wymagać od ciebie, jako założyciela startupu, podejmowania różnych decyzji i bycia przygotowanym na to, że będzie to skomplikowany i wymagający proces dostępu do różnorodnej wiedzy.

W twoim startupie z dużym prawdopodobieństwem będzie ci towarzyszył proces podejmowania decyzji każdego dnia. Upewnij się, że jest to zamierzony, a nie losowy wybór – nie zostawiaj swoich problemów do rozwiązania tylko przez przypadek.

Po zidentyfikowaniu głównego problemu, dobrym pomysłem jest zastosowanie heurystycznych procedur umożliwiających identyfikację przyczyn problemów i dostarczających inspirujących pomysłów na rozwiązywanie problemów. Możesz rozważyć użycie co najmniej jednej z tych metod:

• Burza mózgów;
• Mind Mapping;
• Metoda 5xWHY;
• Metoda 5W+H.

Burza mózgów

Jest to metoda poszerzania zakresu analizowanych opcji rozwiązywania problemów, w których proces tworzenia sugestii jest świadomie oddzielony od ich oceny. Podczas burzy mózgów członkowie grupy wymieniają tyle możliwości, ile mogą, ale te pomysły nie są oceniane. Daje to uczestnikom poczucie wolności do podawania niekonwencjonalnych, czasem dziwnych rozwiązań. Może się jednak zdarzyć, że nawet zupełnie nierealistyczny pomysł może przynieść cenne sugestie. Nie ma jednej drogi do opracowania rozwiązań, a czasami warto skorzystać z metody burzy mózgów. Jeśli zdecydujesz się na sesję burzy mózgów, pamiętaj o przestrzeganiu głównych zasad.

Mind-Mapping

Metoda polega na zapisaniu wszystkich pomysłów i skojarzeń wywołanych przez początkowy problem – główny temat. Ten temat jest zapisany i od tego momentu pozwalamy sobie ponieść naszym myślom. Zapisujemy wszystkie kolejne pomysły wokół naszego tematu – jeśli są powiązane, łączymy je ze sobą za pomocą linii, a jeśli nie, tworzymy nowe gałęzie. Po pewnym czasie mapa staje się dość obszerna i skomplikowana. Po wyczerpaniu naszych pomysłów, możemy przeanalizować powstały obraz. Wszelkie nowe relacje można łączyć za pomocą dodatkowych linii. Jest wysoce prawdopodobne, że mapa:

• będzie zawierała o wiele więcej elementów niż listę pomysłów, które stworzylibyśmy przy użyciu tradycyjnej metody myślenia – niektórych zapomnielibyśmy, a inne nie pojawiliby się wcale;
• pokaże nieoczekiwane połączenia między pomysłami; włączy dodatkowe elementy;
• pozwoli nam zobaczyć wyraźny obraz całego problemu, który nie byłby możliwy przy użyciu myślenia sekwencyjnego.

Rysunek 1 Przykład MindMapping. Source

Metoda 5 x Why

The 5xWHY method is a mechanism for discovery of problem causes.  It is a rule which is used to determine the root of the problem.  This method was developed by Sakichi Toyoda.

Metoda 5 x Why to mechanizm do wykrywania przyczyn problemów. Jest to reguła, która służy do ustalenia źródła problemu. Ta metoda została opracowana przez Sakichi Toyoda.

Pytanie „Dlaczego?” (ang. Why) kilkakrotnie pozwala dotrzeć do źródła problemów, dokładnie ocenić ich przyczyny i skupić się na ich skutecznej korekcji. Poprzez pytanie „Dlaczego?” problem staje się łatwiejszy do zrozumienia, a podstawowa przyczyna jego wystąpienia staje się łatwiejsza do zidentyfikowania i wyeliminowania. Analiza 5 x Why pozwala nam odpowiedzieć na pytania:

• dlaczego wystąpił problem?
• dlaczego go nie zauważyliśmy?
• jak go rozwiązać?

Przykład:

Pytanie 1: Dlaczego pracownik upadł?

Odpowiedź: Podłoga była mokra.

Pytanie 2: Dlaczego podłoga była mokra?

Odpowiedź: Z powodu nieszczelnego zaworu.

Pytanie 3: Dlaczego zawór przeciekał?

Odpowiedź: Ponieważ uszczelka była zużyta.

Pytanie 4: Dlaczego zużyto uszczelkę?

Odpowiedź: Ponieważ nie był serwisowany przez 3 lata.

Pytanie 5: Dlaczego nie było obsługiwane przez 3 lata?
Odpowiedź: Ponieważ plan konserwacji zapobiegawczej nie obejmuje konserwacji zaworu.

Przyczyną problemu jest zatem to, że: plan konserwacji zapobiegawczej nie obejmuje konserwacji zaworu! Metoda 5 x Why jest prosta, łatwa w zastosowaniu i może być używana przez każdą organizację lub firmę.

Metoda 5 x W+ H

Metoda 5W + H jest sposobem rozwiązywania problemów poprzez skupienie naszego myślenia na ludziach, rzeczach, miejscach, czasach, manierach i przyczynach. Prawidłowe zdefiniowanie problemów przybliża nas do opracowania skutecznych rozwiązań. Warto zadać szereg pytań dotyczących problematycznej sytuacji lub zjawiska, które należy poprawić. Nasze postrzeganie rzeczywistości, która nas otacza, a także jej zrozumienie można poprawić poprzez postawienie 6 pytań: kto, co, jak, gdzie, kiedy i dlaczego, z pierwszymi literami tworzącymi nazwę metody – 5W + H. Jest to pierwszy krok w każdym działaniu projektu. Świadomość wszystkich 6 aspektów zmusza nas do dbania o wszystkich, a nie tylko o losową ich część. Taka jest różnica między tą metodą, a trywialnym twierdzeniem, że te pytania są oczywiste. Dodatkowo metoda wymaga zapisywania odpowiedzi, które całkowicie zmieniają sposób doświadczania świata – systematycznie zamiast przypadkowo. Użyj mapy umysłu, aby to osiągnąć. Pozwoli ci to zobaczyć relacje między tymi aspektami. 5 W + H można również połączyć z burzą mózgów.

1. Who (Kto)? – rozważ kto ma problem i kto musi go rozwiązać. Jakie są zasoby i potrzeby wszystkich osób zaangażowanych w te działania?
2. What (Co)? – opisz oczekiwany efekt lub rozwiązanie. Czy rozwiązanie spełni potrzeby ludzi, którym zostało poświęcone?
3. Where (Gdzie)? – określ miejsce, w którym rozwiązanie zostanie opracowane lub takie, w którym powinno działać. Czy to miejsce, lokalizacja wymaga określonych działań?
4. When (Kiedy)? – jakie są ramy czasowe, w których cel musi zostać osiągnięty. Czy istnieją jakieś szczególne warunki lub ograniczenia wynikające z czasu, w którym rozwiązania muszą zostać opracowane lub wdrożone?
5. Why (Dlaczego)? – jakie korzyści przyniesie rozwiązanie danego problemu. Określ przyczyny osiągnięcia celu i korzyści z jego osiągnięcia.
6. Which (co/które)? – opisz wymagania, ograniczenia, trudności, które mają wpływ na opracowanie lub wdrożenie rozwiązań.
7. How (Jak)? – opisz, w jaki sposób zamierzasz osiągnąć rozwiązanie lub cel.

Prezentowane pytania nie wyczerpują zagadnień istotnych dla poszczególnych projektów. Możliwe jest rozwijanie własnych pytań, które są bardziej adekwatne do charakteru twoich działań i zawężają zakres twoich problemów.

Po zidentyfikowaniu problemu, a także po zebraniu wszystkich dostępnych informacji jesteś gotowy, aby opracować możliwe kierunki działań. Na tym etapie musisz zachować otwarty umysł i być gotowym na przewidywanie zmian. „Zdolność przewidywania wynosi sześćdziesiąt procent (efektywnego rozwiązywania problemów), a 40 procent to zdolność do improwizowania, odrzucania ogólnie akceptowanych idei i… rządzenia poprzez działanie, a nie działania zgodnie z zasadami.” (S.L.A. Marshall).   Zawsze pamiętaj, aby rozważyć „co się stanie, jeśli” i przygotować się na wszystkie możliwe opcje – nie daj się zaskoczyć. Prawa prawdopodobieństwa są z pewnością na korzyść niespodzianek. Opracuj plan działań przeciwdziałający zdarzeniom, które mogą utrudnić realizację twojego planu. Jeśli pracujesz z zespołem współpracowników, przeprowadź burzę mózgów. Jest to dobra technika do zastosowania w przypadku trudności w wyborze kierunku działania. Jeśli sytuacja i czas pozwalają ustal co najmniej dwa lub trzy możliwe sposoby reagowania.Następnym krokiem jest ustalenie, który sposób będzie najlepszym rozwiązaniem problemu. Z tego powodu dla każdej dostępnej metody ty, jako założyciel startupu, powinieneś zidentyfikować największą liczbę zalet i wad. Następnie musisz obiektywnie i logicznie analizować zalety i wady każdej metody pod względem zalet i wad innych metod. Metoda, która ma najwięcej zalet lub najmniej wad, to ta, którą należy rekomendować lub wykorzystać. Jest to prawdą, że w większości przypadków, możliwe jest, gdy przy ważeniu znaczenia każdej przewagi i usterki istnieje sytuacja, w której „najlepszy” sposób działania ma mniej zalet (wszystkie krytyczne dla realizacji celu) i jedną lub więcej wad niż inny wybór (gdzie większość z nich jest nieistotna).    Ocenę rozwiązania i wybór najlepszej opcji przeprowadza się po opracowaniu zestawu opcji rozwiązania. Podczas oceny rozwiązań można rozważyć następujące opcje:

• Realność wdrożenia (z uwzględnieniem czasu, budżetu, aktualnych przepisów prawnych).
• Jakość (do jakiego poziomu dana opcja trwale rozwiąże problem).
• Poziom akceptacji (wszystkich stron, których dotyczy decyzja).
• Koszt (zarówno pod względem finansowym, jak i w szerszej perspektywie, takiej jak wpływ na środowisko).

Po dokładnym przeanalizowaniu możliwych kierunków działania przy użyciu wszystkich dostępnych informacji, należy ponownie rozważyć wszystkie „za” i „przeciw” swojej decyzji. Proces podejmowania decyzji nie jest czysto obiektywną, matematyczną formułą. Ludzki umysł nie działa w ten sposób, szczególnie pod wpływem stresu. Ludzki umysł jest racjonalny i intuicyjny, a ponieważ proces decyzyjny jest procesem mentalnym, jest on jednocześnie racjonalny i intuicyjny. Twoja intuicja wynika z twoich instynktów i doświadczenia. Jednak nigdy nie powinieneś popełniać błędu podejmowania decyzji opartej wyłącznie na emocjach lub intuicji i musisz nadal robić to, co „dobre”. Postępuj zgodnie z procesem rozwiązywania problemów w sposób najbardziej racjonalny i obiektywny. Zbierz informacje, następnie opracuj, przeanalizuj i porównaj sposoby możliwych działań. Słuchaj swojej intuicji lub uczuć, emocji i wartości. Postaraj się zidentyfikować „najlepszy” sposób działania, który jest logiczny i może przynieść sukces, ale także taki, który sprawia, że „czujesz się dobrze” w odniesieniu do twojej intuicji, wartości i charakteru. Opracuj plan, który odpowiadać będzie na pytanie: co zrobić, kto to zrobi, kiedy, gdzie, jak i dlaczego? Bądź tak dokładny, jak to tylko możliwe w czasie, w którym jest to dozwolone, ale nie zaniedbuj żadnych ważnych informacji, które mogłyby uniemożliwić realizację Twojej misji. Dodatkowo upewnij się, że definiujesz co, kiedy, gdzie, jak i dlaczego dla wszystkich współpracowników. Na koniec dodaj do swojego planu analizę ryzyka, która zajmie się niespodziewanymi zdarzeniami. Podobnie jak podczas opracowywania możliwych kierunków działań, przygotuj się na przewidywanie zmian. Umiejętność wprowadzania odpowiednich zmian w decyzjach i planach wymaga pewnej mentalnej elastyczności – kluczowej cechy prawidłowego rozwiązywania problemów.

Użyj schematu rozwiązywania problemów Canvas, aby znaleźć rozwiązanie. To narzędzie umożliwia wyszukiwanie skutecznych środków na podstawie zweryfikowanych faktów. Za pomocą schematu rozwiązywania problemów, zespół pracujący nad problemem prowadzi dogłębną analizę problemu identyfikującego przyczyny źródłowe i na tej podstawie opracowuje i wdraża rozwiązania. Canvas służy do rozwiązywania problemów, które często występują i zajmują dużo czasu, ale również uważane są za takie, których nie można całkowicie wyeliminować. Powinny to być problemy, których przyczyny źródłowe nie są znane, takie jak:

• powtarzające się błędy w dokumentach od klientów,
• powtarzające się późne dostarczanie danych,
• potrzeba stałych konsultacji podczas realizacji zadania cyklicznego,
• błędy procesowe.

Źródło: https://kbjanderson.com/coaching-for-improvement-using-a3-thinking-for-personal-development-part-1-overview-from-lean-coaching-summit/, 20-02-2018

Schemat przedstawia pewną kompletną historię, która ma początek, treść i koniec, a jej poszczególne elementy łączą się, tworząc inne związki przyczynowo-skutkowe. Jakie elementy tej „historii” powinny zostać opracowane?

• Tytuł – nazwanie problemu, temat.
• Opis sytuacji – określa problem w kontekście organizacyjnym i opisuje jego znaczenie.
  • Co piszesz i dlaczego chcesz to napisać?

• • Jaki jest kontekst strategiczny, operacyjny, historyczny lub organizacyjny sytuacji?

• Aktualne warunki – opisz, co jest obecnie znane na temat danego problemu.
  • Gdzie są widoczne różnice?
  • Co się teraz dzieje w porównaniu z tym, co powinno się dziać?
  • Jakie szczególne warunki wskazują na problem?
  • Przedstawianie faktów za pomocą efektów wizualnych, takich jak diagramy, wykresy lub mapy.

• Cele / miary – określ pożądaną sytuację.
  • Jakie dokładnie są wyniki, które należy osiągnąć?
  • Co dokładnie należy zmienić, aby pozbyć się różnic?
  • Użyj efektów wizualnych, aby pokazać ile, do kiedy i do jakiego wyniku.

• Analiza – zawiera opis sytuacji oraz przyczyny różnic między bieżącą sytuacją, a pożądaną sytuacją.
  • Jakie są przyczyny / źródła problemu?
  • Do analizy problemu wybierz najprostsze narzędzia (takie jak 5xWhy, diagram Ishikawy lub analiza drzewa błędów), które najlepiej pokażą związki między przyczynami i efektami.

• Proponowane rozwiązania – opisz propozycje działań mających na celu rozwiązanie problemu i osiągnięcie pożądanych rezultatów.
  • Co proponujesz zrobić, aby osiągnąć pożądany cel?
  • W jaki sposób proponowane rozwiązania wpłyną na źródłową przyczynę problemu i sprawią, że obecna sytuacja będzie bardziej podobna do pożądanej sytuacji?

• Plan – dokładny plan działania lub opis co zostanie zrobione, kto to zrobi i jak zostanie to zrobione, aby osiągnąć pożądany cel.
  • Jakie działania należy podjąć?
  • Kto będzie za nie odpowiedzialny i jakie są ramy czasowe?
  • Jak zmierzyć skuteczność tych działań?
• Dalsze działania – określ, jak będzie monitorowany postęp i określ pytania, które pozostają bez odpowiedzi.

• Jakich problemów można spodziewać się podczas wdrażania i co można zrobić, aby się do nich przygotować?
• Jak i kiedy sprawdzać, czy plany są wdrażane i czy ich wyniki są zgodne z oczekiwaniami?
• Jaki proces zostanie zastosowany w celu zapewnienia powodzenia działań na każdym etapie wdrażania?
• W jaki sposób podzielisz się swoimi wnioskami?

Po podjęciu decyzji dotyczącej planu, nadszedł czas na działanie. W tym ostatnim kroku należy wprowadzić plan w życie, a następnie określić, czy pożądane wyniki zostały osiągnięte. Ten etap oceny jest często zaniedbywany w procesie podejmowania decyzji. Kluczem do oceny jest ciągła informacja zwrotna na temat sposobu działania twojego planu. Uzyskuj opinie o swoich współpracownikach, kontrahentach i klientach. Wprowadź swój plan działania i sprawdź, czy jego etapy działają. Jeśli nie, sprawdź dlaczego tak jest i natychmiast podejmij działania, aby to poprawić.

Zastosowanie opisanych powyżej etapów procesu decyzyjnego nie gwarantuje odpowiedniego poziomu skuteczności, ponieważ istnieje wiele możliwości popełnienia błędu. Najczęstsze błędy, których należy unikać, zostały przedstawione w poniższej tabeli.

Tabela 1 Typowe błędy w procesie podejmowania decyzji

Źródło: opracowanie własne

Może dlatego, że łatwiej je wdrożyć i uzasadnić, młodzi przedsiębiorcy często podejmują proste decyzje. Należy jednak zachować ostrożność w podejmowaniu decyzji zbyt szybko lub pochopnie. Ze względu na to, że chcesz wspierać rozwój indywidualny i / lub poprawić efektywność swojego startupu, nie wybieraj automatycznie pierwszej dostępnej metody rozwiązania trudnej sytuacji. Musisz ocenić każdą decyzję pod względem jej wpływu na realizację danego zadania i przyszłych celów. W razie potrzeby uwzględnij w procesie decyzyjnym opinie profesjonalistów, takich jak konsultanci lub trenerzy biznesu, których doświadczenie często pomoże Ci w podjęciu decyzji mądrej.

Opracowując plan wdrożenia decyzji, ustal odpowiedzialność za każdy obszar i każde zadanie powierzone swoim współpracownikom. Działania, które zostaną podjęte w celu wdrożenia decyzji, muszą być monitorowane z uwzględnieniem następujących kwestii:

• Zgodność – czy działania są zgodne z planem?
• Osiągnięcia – czy osiągnięte wyniki są zgodne z planem?
• Efekty – jakie są wyniki twojej decyzji w odniesieniu do twojej organizacji i jej otoczenia?

Ostatecznie, bądź gotowy na niespodzianki. Plany nie zawsze pochodzą z założeń. Bądź skrupulatny, a czasem zaufaj swojej intuicji.