BUDOWANIE ZESPOŁU

Możesz mieć świetny pomysł na biznes, solidne wsparcie finansowe i optymistyczne badania rynku, ale jeśli nie masz dobrego zespołu, prawdopodobnie nie odniesiesz sukcesu. Dobry zespół startupowy buduje dobrą firmę startupową. Skuteczny zespół może zrealizować wizję start-up z pasją, precyzją i zaangażowaniem, co jest absolutnie niezbędne do uruchomienia i utrzymania sukcesu przedsiębiorstwa.

„Najważniejszą rzeczą dla ciebie jako przedsiębiorcy próbującego coś zbudować, jest zbudowanie naprawdę dobrego zespołu. I to jest właśnie to, na to poświęcam cały swój czas.”

Mark Zuckerberg

Jako lider musisz się upewnić, że taki zespół jest szybko stworzony i jest bardzo skuteczny. Jest to trudny i złożony proces. Warto jednak nabyć i rozwinąć tę umiejętność, ponieważ odpowiednio dobrany zespół może działać skutecznie w zmieniających się warunkach, rozwiązywać skomplikowane problemy i przyczyniać się nie tylko do rozwoju organizacji jako całości, ale także do wzrostu jej poszczególnych jednostek.

Po zapoznaniu się z tym tematem dowiesz się, jak stworzyć dobry zespół, co czyni go dynamicznym i efektywnym oraz jak stać się dobrym liderem.

Rozpoczęcie procesu budowania zespołu składa się z pięciu kluczowych etapów:

1. Wybierz odpowiednich ludzi

Aby upewnić się, że wybierasz właściwych ludzi do swojego zespołu, powinieneś zidentyfikować swoje słabości, ponieważ ważne jest, aby wiedzieć, jakie masz umiejętności i jakich umiejętności potrzebujesz. Powinieneś również wcześniej określić, czy potrzebujesz członków zespołu na pełny etat, czy też nie.

Poniższa lista kontrolna może być bardzo pomocna w ustaleniu, czy wybrałeś odpowiednich ludzi do swojego zespołu. Odpowiedz na pytania znajdujące się w poniższej tabeli. Pomoże Ci to ustalić, czy osoba, którą wybrałeś dla swojego zespołu, jest odpowiednia. Im więcej odpowiedzi TAK, tym lepsza jest przydatność danego pracownika do pracy w zespole.

2. Określ cel i zadania zespołu

Ten etap jest najważniejszy, bo jego efektem powinno być skłonienie ludzi do wspólnej pracy. Poziom motywacji poszczególnych członków zespołu zazwyczaj bywa różny, dlatego aby uniknąć późniejszych konfliktów na tym etapie warto, abyś:

• szczegółowo określił podstawowy cel istnienia zespołu (jego misję) i stawiane przed nim cele i zadania,
• zwrócił się do każdego członka zespołu z prośbą o podzielenie się swoimi opiniami na temat stawianych celów oraz przydzielonej mu roli w zespole,
• zachęcił zespół, aby określił realistyczny harmonogram pracy.

3. Podziel się obawami i oczekiwaniami

W celu stworzenia pozytywnego klimatu sprzyjającemu wydajnej pracy, zachęcaj członków zespołu do rozmów na temat ich wszelkich obaw. Postaraj się omówić wszystkie możliwe problemy już na etapie budowania zespołu. Pomocne w tym mogą być następujące pytania:

• Czy macie jakieś obawy związane z pracą nad tym projektem, w tym zespole?
• Jak wyobrażacie sobie funkcjonowanie tego zespołu?
• Czy dostrzegacie jakieś bariery na naszej drodze do stworzenia skutecznego zespołu?
• Jakie konkretne działania powinniśmy podjąć, aby zapewnić wysoką skuteczność naszego zespołu?

4. Wyjaśnij cele utworzenia zespołu

Cele zespołu musisz określić w taki sposób, aby ukierunkowywały one jego przyszłe działania. Wszyscy członkowie zespołu będą musieli je zaakceptować, łącznie z planami i strategiami ich osiągnięcia. Upewnij się, że wszyscy jednakowo rozumieją cele zespołu i oczekiwane efekty jego pracy.

5. Określ zasady działania

Konieczne jest określenie jasnych, przejrzystych zasad działania obowiązujących w pracy zespołu. Pomocne w tym mogą być następujące pytania:

• Jaki jest sposób podejmowania decyzji: zespołowy konsensus, decyzja lidera, czy decyzja pracownika odpowiedzialnego za dane zadanie?
• Jaki jest sposób monitorowania i oceny postępów w pracy?
• Jakie przyjęto metody przezwyciężania obaw u poszczególnych członków zespołu?
• Jaki jest sposób rozwiązywania potencjalnych konfliktów: głosowanie, czy decyzja lidera?
• Jaki jest sposób dokonywania zmian w przyjętych planach?

W budowania zespołu należy również wziąć pod uwagę jego optymalną wielkość. Zależy ona od takich zmiennych jak: osobowość członków grupy, realizowane zadanie oraz efektywność zarządzania. Zespoły decyzyjne powinny składać się z około pięciu członków. Mniejsze zespoły są niestabilne. Na przykład zespoły składające się z trzech osób często spotykają się z problemem wykluczenia jednej osoby.

Jeśli celem zespołu jest wygenerowanie znacznej ilości pomysłów, integracja nowych pracowników, szkolenie, poprawa komunikacji, czy wzmocnienie zaangażowania pracowników, to zespół powinien być liczniejszy. Należy jednak pamiętać, że aktywny udział poszczególnych pracowników, w tym ich satysfakcja, w dużym zespole ulega ograniczeniu. Istnieje też w nich tendencja do podziału na mniejsze 2-5 osobowe grupy.

Skuteczny zespół to taki, który osiąga swój cel w najbardziej wydajny sposób, a w przyszłości, w razie potrzeby jest gotowy podjąć bardziej ambitne zadania. W praktyce oznacza to zespół, którego struktura, przywództwo oraz metody działania odpowiadają wymaganiom realizowanego zadania.

Aby zespół był skuteczny musi posiadać określone cechy. Można je podzielić na bazowe (niezbędne) i wspomagające.

Cechy bazowe skutecznego zespołu to:

1. Wspólny cel – w biznesie nie ma problemu z wyznaczeniem wspólnego celu, na ogół przedsiębiorstwa mają go sprecyzowany. Natomiast problemem jest to, aby był on dostrzegany przez wszystkich członków zespołu, a nie tylko lidera
2. Dobry lider – bez dobrego lidera członkowie zespołu pójdą w różnych kierunkach, albo nie pójdą nigdzie.
3. Wola współpracy – bez niej wspólny cel pozostanie w sferze deklaracji. Lider będzie musiał włożyć wiele wysiłku, aby nakłonić członków zespołu do współpracy. Nie zawsze jednak odniesie sukces w tym względzie.
4. Dobra komunikacja – jest to oczywista cecha skutecznego zespołu, niemniej w praktyce często jest z nią problem. Wynika to między innymi z faktu, że panuje błędne przekonanie, że sprawne komunikowanie się jest umiejętnością naturalną i wrodzoną. Niestety w zespołach często popełnianych jest wiele błędów w komunikacji.
5. Podział zadań w zespole – jest to również element oczywisty w pracy zespołowej. Często jednak przebiega on w sposób chaotyczny, nieprzemyślany i niekontrolowany.
6. Spójność zespołu – jej przejawem są poprawne relacje w zespole. Bez dobrych relacji trudno jest utrzymać zespół w pozytywnej atmosferze, otwartości i bez większych konfliktów. Dodatkowym problemem może być pojawienie się spadku wewnętrznej motywacji poszczególnych członków zespołu. Poprawne relacje w zespole przestają być cechą bazową, jeśli zespół ma funkcjonować przez bardzo krótki czas lub jeśli uczestnictwo w nim jest przymusowe.

Sprawdź poziom spójności swojego zespołu. Wybierz najbardziej odpowiednią odpowiedź dla każdego stwierdzenia wymienionego poniżej. Im więcej odpowiedzi z kolumny A, tym spójność w zespole jest większa.

Cechy wspomagające skutecznego zespołu to:

1. Wewnętrzna motywacja poszczególnych członków zespołu – przejawia się w dużym zaangażowaniu w realizację zadania. Nie jest ona absolutnie konieczna, bo motywację może wykreować dobry, inspirujący lider.
2. Atmosfera zaufania i otwartości – bez tej cechy zespół może funkcjonować, ale wtedy dużo energii trzeba poświęcić na niepotrzebną kontrolę. Należy pamiętać, że stworzenie zaufania wymaga czasu, ale prowadzi ono do otwartej komunikacji, sprzyja również tolerancji dla odmiennych osobowości i poglądów.
3. Wspólnie ustalone zasady postepowania – ustalony wspólnie i zaakceptowany przez wszystkich członków zespołu wewnętrzny kodeks postępowania jest przydatny, szczególnie w chwilach kryzysowych zespołu.
4. Wykorzystanie różnic – jest to umiejętność wypracowania sytuacji, kiedy odmienne zdania członków zespołu nie powodują konfliktu, a prowadzą do burzy mózgów, twórczego sporu, zakończonego ustaleniem wspólnego rozwiązania.
5. Elastyczność i otwartość na zmiany – zespoły powoływane są po to, by tworzyć nową wartość i przynosić pozytywne zmiany. Wiele osób pracuje bardziej kreatywnie, gdy są stymulowane przez innych.
6. Umiejętności i ciągłe doskonalenie się – wiedza, doświadczenie i umiejętności członków zespołu potrzebne są do rozwiązania problemu lub wykonania zadania. Niezwykle istotny jest więc właściwy dobór członków zespołu.

Na efektywność pracy zespołów roboczych mają wpływ nie tylko wykształcenie i umiejętności, ale również typ osobowości. Nie wystarczy zbudować zespół z odpowiednich ludzi (posiadających dobre wykształcenie, wiedzę, umiejętności i doświadczenie), należy zadbać również, aby byli oni dopasowani (mieli odpowiednie cechy osobowości i preferowane role) do zadania, które mają wykonywać.

Najczęściej w zespołach stosowany jest podział ról zaproponowany przez Belbina. Wyróżnił on  dziewięć ról, z których każda stanowi równie ważny element w pracy zespołu. Tylko te zespoły, w których funkcjonują reprezentanci wszystkich ról, mają wyraźną tendencję do osiągania sukcesu.

Główne kryteria, które opisują wyodrębnione role to:

• inteligencja,
• dominacja,
• otwartość (ekstrawertyzm)/zamkniętość (introwertyzm),
• równowaga/pobudzenie.

Role zespołowe

Aby skutecznie wykonać zadanie przydzielone zespołowi, musisz wypełniać określone obowiązki,  które są częścią Twojej odpowiedzialności. Możesz udostępniać je innym członkom zespołu lub delegować je według własnego uznania.

Obowiązki lidera

Jako skuteczny lider powinieneś posiadać następujące cechy: determinację, przedsiębiorczość oraz zaradność. Nie możesz nigdy poddawać się. Nie powinieneś też tracić z oczu długofalowego celu. Plany krótkofalowe możesz modyfikować, dostosowując je do szybko zmieniającej się rzeczywistości. Jako skuteczny lider musisz też umieć rozróżnić cele strategiczne od operacyjnych. Ważne, aby widział własne błędy i potrafił szybko znaleźć lepsze rozwiązanie lub podjąć nową decyzję. Pomaga w tym pokora, przeszkadza ego. Cechą niezbędną skutecznego lidera jest też niewątpliwie umiejętność prowadzenia zespołu.

Najczęściej popełnianym błędem, szczególnie młodych, mało doświadczonych liderów jest delegowanie zadań.  Młodzi liderzy chcą wiele rzeczy robić samemu. To jest też częsty problem założycieli start-upów. Nawet jeśli delegują zadania, to miewają tendencję do mikrozarządzania. Z kolei liderzy z dłuższym stażem niełatwo przyznają się do błędów. Boją się krytyki, nie proszą o feedback. Wydaje im się że wszystko wiedzą, a ujmą na honorze jest dla nich usłyszeć, że czegoś nie potrafią. Wolą raczej nie wiedzieć.

Jako skuteczny lider nie powinieś bać się krytyki, gdyż służy ona Twojemu rozwojowi. Jest to również ważny sygnał dla Twojego zespołu: normalne jest nie wiedzieć lub nie potrafić, a nie jest w porządku udawać, że się wie. Niestety tam, gdzie nie ma otwartości, taka postawa promieniuje na kolejne szczeble zarządzania.

Największe wyzwania dla liderów zespołów to wiarygodność i zaufanie.  Często mówią oni jedno, a robią drugie. Głoszą firmowe wartości, ale działają z ich kompletnym pogwałceniem. Mówią o rozwoju przywództwa, sami go nie rozwijając. Takie zachowania są komentowane przez pracowników. Bardzo cierpi na tym autorytet lidera, traci on szacunek ludzi i na pewno nie jest postrzegany jako lider. Odbudowanie autorytetu jest już dużo trudniejsze. Dodatkowym wyzwaniem dla lidera jest konieczność bardzo szybkiego reagowania na zmiany, elastyczność i umiejętność wycofania się z podjętych wcześniej decyzji, przyznania się do pomyłki, nie poddawania się i działania dalej.

Praca w zespole podlega zmianom. W różnym czasie zmienia się jej efektywność, ale również atrakcyjność dla wszystkich jej stron. Jest to zjawisko naturalne, związane z cyklem życia zespołu. W znacznym stopniu uwarunkowane jest ono jego dynamiką, czyli relacjami i interakcjami zachodzącymi zarówno pomiędzy członkami zespołu, jak i  pomiędzy nimi a liderem.

Pomimo specyficznego, niepowtarzalnego charakteru każdego zespołu, można wyodrębnić jego fazy rozwojowe. Najczęściej wymieniane są cztery etapy rozwoju zespołu w organizacji:

1. Etap 1 – Formowanie (Forming)

Jest to etap formowania zespołu. Nadawane są role członkom zespołu, przydzielane im obowiązki i przywileje. Rozpoznawane są zadania, zasady i metody pracy. Zbierane są  informacje i gromadzone zasoby. W relacjach międzyludzkich unika się urażania uczuć.  Wiodącą rolę w tym etapie odgrywa lider zespołu i on przede wszystkim podejmuje decyzje.

2. Etap 2 – Wzburzenie (Storming)

Jest to etap ścierania się opinii, postaw, co może prowadzić do powstawania wewnętrznych konfliktów. W tej fazie zespół można nazwać eksperymentującym, doświadczającym, próbującym, gdyż następuje tu bardziej uważne podchodzenie do problemów, uważniejsze słuchanie.

3. Etap 3 – Normalizowanie (Norming))

Jest to etap normowania zachowań i tworzenia synergii. Konflikty są zażegnane, rozwija się współpraca, następuje wymiana poglądów i powstawanie nowych norm. Jest to zespół konsolidujący się – relacje są ustalane na podstawie współpracy, zadania są jasne, cele uzgadniane, wdrażane są procedury dyskusji i rozwiązywania problemów.

4. Etap 4 – Działanie (Performing)

Jest to etap efektywnego działania. Zespół jest dojrzały, uczucia są otwarcie wyrażane, uwzględnianych jest wiele opcji rozwiązań, członkowie zespołu są elastyczni, a grupa szanuje każdego indywidualnie.

Jako lider  powinieneś podjąć odpowiednie działania w celu zapewnienia efektywności pracy zespołu przechodzącego przez różne fazy cyklu swojego życia.