PROJEKTŲ VALDYMAS

KAM TO REIKIA?

Kiekvienam projektui yra būdingi įvairūs sudėtingumo lygiai ir skirtingi tikslai, apimtis ar apribojimai. Projekto pavyzdys gali būti naujo produkto ar paslaugos pristatymas į rinką, naujų klientų įgijimo strategijos kūrimas arba tiesiog apmokymų organizavimas ar konferencija. Nepriklausomai nuo projekto tikslo ar sudėtingumo, jis turi būti tinkamai valdomas.

Teisingas projekto valdymas padidina sėkmės tikimybę ir leidžia pasiekti gerokai geresnių rezultatų mažesnėmis sąnaudomis ir mažesnėmis pastangomis per trumpesnį laiką. Tinkamai valdant projektus sumažėja vėlavimų rizika, brangiai kainuojantys pataisymai ar atsisakymas įgyvendinti projektus.

Sėkmingas projekto užbaigimas reikalauja atlikti tolesnius realizavimo etapus. Atsižvelgiant į unikalų ir įvairų projektų sudėtingumą, sunku apibrėžti vieną visuotinį šio tikslo siekimo procesą. Nepaisant to, parodysime tam tikras procedūras, kurios yra bendros visiems projektams.

1. Apibrėžkite ir planuokite projektą

Prieš kiekvieno projekto pradžią turėtumėte žinoti, kad daugelis projektų paprastai žlunga dėl prasto komandos dalyvavimo, nepakankamų išteklių, nerealių lūkesčių, nepakankamo valdybos palaikymo, reikalavimų ir specifikacijų pakeitimo, nepakankamo planavimo, verslo poreikio praradimo. Tai turint omenyje, galite sėkmingai valdyti savo projektą.

Iš pradžių turite apibrėžti projektą arba rasti atsakymus į šiuos klausimus:

Kas turėtų būti atlikta?
Kaip mes tai padarysime?
Ko mums reikia, norint tai padaryti?
Kas ketina tai padaryti?
Kada tai bus padaryta?
Kiek tai kainuos?
Kokia yra nesėkmės rizika?

Norėdami rasti atsakymus į aukščiau pateiktus klausimus, atlikite toliau nurodytus veiksmus.

1-as žingsnis. Apibrėžkite projekto idėją – apsvarstykite projekto įgyvendinimo priežastis arba tai, ką jūs ketinate daryti. Stenkitės sukurti darbo koncepciją (aprašymą), net jei tai yra tik keletas sakinių ar brėžinių.
2-as žingsnis. Nustatykite darbo apimtį – pagalvokite apie darbo grafiką, nustatytas užduotis ir veiksmus, būtinus projekto įgyvendinimui. Tada suskirstykite jį į mažus žingsnelius.
3-ias žingsnis. Projekto išteklių planavimas – apskaičiuokite resursus, kurie bus reikalingi projektui realizuoti. Priklausomai nuo įmonės tipo apgalvokite ar jums reikės materialinių išteklių (pvz., nekilnojamojo turto, mašinų, įrangos, biuro reikmenų), taip pat finansinių, žmogiškųjų ir organizacinių išteklių. Turite nurodyti jų tipus, sumas ir savybes bei projekto grafiko laikotarpį, kada jie bus reikalingi.
4-as žingsnis. Pasirinkite savo komandą – nuspręskite, kas vadovaus projektui ir kokie žmonės sudarys projekto realizavimo komandą. Tada organizuokite projekto inicijuotą susitikimą, vadinamą pradinį susitikimą, kuriame galėsite supažindinti ir pristatyti projektą. Įsitikinkite, kad kiekvienas komandos narys turi reikiamą kompetenciją projektui įgyvendinti ir supranta projekto svarbą. Nustatykite kiekvieno komandos nario atsakomybę ir tikslus.
5-as žingsnis. Sukurkite grafiką – suplanuoti individualių užduočių įgyvendinimo terminus. Užduotys turėtų būti tvarkomos chronologiškai, atsižvelgiant į jų inicijavimo ir pabaigos datą. Taip pat būtina priskirti kiekvieną užduotį žmonėms, kurie bus atsakingi už jų įgyvendinimą. Įrankis, kurį rekomenduojame vizualizuoti planuojamam projekto įgyvendinimo laikui, yra Ganto schema, apie kurią jau kalbėjome naujo produkto kūrimo grafike. Nepamirškite aptarti grafiko su komanda. Kartu apsvarstykite, ar terminai yra realistiški ir ar kai kurias užduotis galima atlikti vienu metu.
6-as žingsnis. Planuokite savo biudžetą – įvertinkite projekto įgyvendinimo išlaidas. Norėdami tai padaryti, turite nustatyti įvairius išlaidų tipus. Kad projekto biudžetas būtų aiškus ir suprantamas, jis pateikiamas lentelės pavidalu. Turėtų būti neatsižvelgiama į toliau nurodytas išlaidas:
komandos narių darbas;
kitų įmonių užduočių vykdymas;
medžiagos, apmokymai, verslo keliones ir kt.
biuro veikla, apskaita, rinkodara ir pan.
kiti įmonės įsipareigojimai, susiję su projektu.
7-as žingsnis. Nustatykite rizikos lygius – apsvarstykite galimus pavojus, kurie gali atsirasti įgyvendinant atskirus projekto etapus. Tada atlikite analizę, įvertinančią riziką ir jos galimus padarinius. Nustatykite būdus, kaip jis bus stebimas ir kontroliuojamas. Sukurkite avarinį planą arba aprašykite veiksmus, kurių bus imtasi dorojantis su nesekmėmis.

Projekto apibrėžimo ir planavimo etapo metu turite suvokti santykius tarp trijų projekto parametrų, sudarančių vadinamąjį projekto ribojamą trikampį: projekto sąnaudas, projekto apimtis ir projekto trukmę. Visų šių veiksnių įtaka yra pagrindinė, nes neįmanoma keisti vieno, nekeičiant kitų, ir jei tai yra pakeista, reikia optimizuoti kitus, siekiant išlaikyti pusiausvyrą tarp trikampio. Šių požymių derinys turėtų būti suprantamas taip: mažinant projekto įgyvendinimo laiką, padidės sąnaudos ir sumažės jų taikymo sritis. Išlaidų sumažinimas padidins užbaigimo laiką ir sumažins jo apimtį. Dėl projekto apimties padidėjimo padidės išlaidos ir bus pratęstas užbaigimo laikas.

2. Inicijuokite ir kontroliuokite projektą

Jei atlikote aukščiau pateiktus veiksmus, projekto valdymas bus grynas malonumas. Dabar viskas, ką turite padaryti, yra:

laikytis plano, bet likti lankstus. Būkite pasirengę pakeisti planą, jei susidursite su netikėtais įvykiais. Stenkitės įrašyti visus pokyčius, vykstančius projekto metu, nustatyti jų priežastis ir jų poveikį projektui.
stebėti ir kontroliuoti – ypač (1) biudžeto išlaidas, (2) darbo kokybę, (3) terminų laikymąsi, (4) projekto plano pakeitimus ir (5) išteklių prieinamumą.
išlaikyti projekto nustatytą laikotarpį, biudžetą ir kokybės balansą – jei pastebėsite kokių nors nukrypimų nuo plano normų, imkitės taisomųjų veiksmų.

bendrauti su savo komanda – organizuoti trumpus susirinkimus, aptariant projekto pažangą, kūrybiškumą (sprendimų ar idėjų kūrimą) arba sprendimų priėmimą (įvairių galimų veiksnių pristatymas). Be to, pabandykite vizualizuoti atskirų komandos narių užduotis. Galite paruošti užduočių lentą, kurioje kiekvienas gali pasitikrinti kokios užduotys turi būti atliktos, kurias reikia realizuoti, taip pat ir jau pabaigtas.

3. Stebėkite visas projektų valdymo sritis

Visuomet prisiminkime, kad projekto valdymą reikėtų vertinti kaip integruotą visumą ir nei vienas iš valdymo sričių punktų nebūtų pamirštas. Atminkite, kad projekto įgyvendinimo metu vyksta šie valdymo aspektai[1]:

Žmogiškųjų išteklių valdymas. Žmogiškųjų išteklių valdymo idėja yra veiksmingas projekto dalyvių panaudojimas planuojant projekto komandos organizavimą, darbuotojų darbo paskirstymą ar grupės sukūrimą projektui įgyvendinti.
Komunikacijos valdymas. Komunikacijos valdymas yra skirtas tinkamam informacijos srautui projekto komandoje. Šis procesas grindžiamas komunikacijos planavimu, informacijos skleidimu kiekvienam projekto dalyviui ir projekto ataskaitų rengimu ar administravimu.
Projekto kokybės valdymas. Teisingas projekto valdymas atsižvelgia į projekto gavėjo lūkesčius, planuojant kokybės charakteristikas, garantuojant jų atitiktį, taip pat kontroliuojant užbaigtų projektų veiklos kokybines savybes.
Išlaidų valdymas. Sąnaudų valdymas užtikrina, kad projektas išliktų finansų ribose. Ją sudaro: finansinio, žmogiškojo, materialiojo ir informacinio turto, reikalingo projekto įgyvendinimui, įvertinimas, projekto įgyvendinimo sąnaudų įvertinimas ir šių išlaidų finansavimas bei planuojamo biudžeto laikymosi stebėjimas.
Rizikos valdymas. Rizikos valdymo tikslas – atpažinti pavojus, analizuoti ir įvertinti riziką, planuoti prevencijos veiklą ir užtikrinti, kad tai yra vykdoma. Rizikos valdymas yra kiekvieno projekto įgyvendinimo etapo dalis, pradedant nuo pat pradžios iki jo pabaigos.
Laiko planavimas. Laiko valdymas užtikrina, kad visos veiklos bus realizuotos per nustatytą laikotarpį. Jis susideda iš nustatymo, kurias užduotis reikia atlikti, jų tvarką ir laiką, per kurį jos turi būti baigtos, viso darbo realizavimo laiką, tvarkaraščių sudarymo ir įvertinimo laiką. Norint įvertinti tam tikrų projekto užduočių įvykdymo laiką, galima^[2]:
- projekto užduoties įgyvendinimo laiko vertinimo metodas, kurio metu nustatomas planuojamų užduočių realizavimo laiko palyginimas su panašiomis sąlygomis įvykdytų panašių užduočių atlikimo trukme;
- istorinių duomenų analizė, pagrįstos prielaidos, kad užduoties užbaigimo laikas bus panašus į ankstesnių projektų analogiškos veiklos rezultatus;
- ekspertų patarimų naudojimo technika. Šis metodas remiasi užduočių užbaigimo laiko įvertinimu remiantis ekspertų žiniomis ir patirtimi;
- Delphi metodas, kuris naudoja žinias, kuriomis dalinasi projekto komandos nariai.

Valdydami projekto laiko juostas, reikia nepamiršti, kad, nepriklausomai nuo technikos, kurią mes naudojame numatyti laiką, gali pasikeisti ir skirtis nuo numatytos. Siekiant išvengti problemų, kylančių dėl grafiko pakeitimų, turėtų būti priimtas tam tikras toleruojamas galimas nukrypimas.

[1] J. Klimiuk, Projekto vadovo ir projekto komandos vaidmenys projektų valdyme „Gaisrinė sauga ir technologijos“ 2009 m. 3, p. 40-42.

[2] B. Barchański, Selected aspects of assessing time of project activities, in: J. Szynal, Management Sciences, Wroclaw University of Economics Press, Wroclaw 2014, pgs. 12-19.

4. Apsvarstykite konkrečius metodus sudėtingesnių projektų atveju

Aukščiau pristatėme bendrą schemą, kaip veikti projekto įgyvendinimo metu, kuris gali būti sėkmingai panaudotas bet kokio sudėtingumo projektui valdyti. Jei norėtumėte išplėsti savo žinias šiuo klausimu, siūlome susipažinti su įvairiais projektų valdymo metodais.

Literatūroje galima aptikti daugiau kaip 40 skirtingų projektų valdymo metodų. Dažniausiai pasitaikantys ir labiausiai universalūs yra: PRINCE2 ir PMBOK metodai. Mes jų čia neapibūdinsime, bet norime pranešti apie jų egzistavimą.

PRINCE2 (projektas kontroliuojamoje aplinkoje) buvo sukurtas 1989m. Didžiojoje Britanijoje centrinės kompiuterių ir telekomunikacijos agentūros. PRINCE2 yra licencijuotas produktas, kuris padeda sėkmingai įgyvendinti bet kokio dydžio ar sudėtingumo projektus.

Sukurta įtraukus daugybę patirties ir žinių, PRINCE2 suteikia pagrindą bet kokio projekto valdymui. PRINCE2 metodas grindžiamas pagal keturių integruotų elementų principą, temas, procesus ir projekto aplinkos elementus (3 pav.).

(Vert. Project environment- projekto aplinka; Prince2 processes – PRINCE2 procesai; Business case- verslo atvejis; Organization- organizacija; Quality- kokybė; Plans- planai; Risks- rizikos; Change- pokyčiai; Progress- progresas; PRINCE2 Themes- PRINCE2 tematikos; PRINCE2 principles- PRINCE2 principai.)

Šaltinis: Oficialus PRINCE2 tinklapis, https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2/what-is-prince2.

Daugiau informacijos apie PRINCE2 metodą galite rasti Axelos bendrovės oficialioje svetainėje: https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2.

PMBOK vadovas (Projektų vadovų žinių vadovas) yra projektų valdymo standartų ir sprendimų, išleistos Projektų valdymo instituto, rinkinys. PMBOK standartai sudaro pagrindą projektų valdymo žinioms ir atspindi keturias profesijos sritis: projektą, programą, aplanką ir organizacinį projektų valdymo metodą. Tai yra pagrindas, kuriuo grindžiami praktikos standartai ir specifiniai pramonės plėtiniai. Remiantis PMBOK vadovo penktąja versija, projektų valdymas grindžiamas 47-iais logiškai sugrupuotais projektų valdymo procesais, suskirstytais į penkias proceso grupes: inicijavimas, planavimas, vykdymas, stebėjimas ir kontrolė, pabaigimas.

Daugiau informacijos apie PMBOK galite rasti oficialiame projektų valdymo instituto tinklalapyje: https://www.pmi.org/.

5. Pabaikite ir įvertinkite projektą

Sėkmingai atlikus projektą, jis dar nėra pabaigtas, kol jo neįvertinsite. Jūs vis dar turite spręsti šiuos uždavinius:

Įsitikinkite, kad projekto dokumentacija yra pabaigta – jei ne, užpildykite ją.
Įvertinkite projekto komandos narius.
Palyginkite faktinius projekto rezultatus su projekto planu
Paruoškite galutinę ataskaitą, kurioje pateikiamas įgyvendinimo laikas, išlaidos, kokybė / rezultatai ir išteklių panaudojimas. Jame turėtų būti aprašytas detalus projekto darbas, taip pat problemos, iškilusios įgyvendinant projektą.
Organizuokite projekto komandos susitikimą, kad apibendrintumėte projektą. Nepamirškite padėkoti visiems komandos nariams už jų pastangas ir dalyvavimą projekto įgyvendinime.

Pagaliau jūs nusipelnėte eiti namo, pasimėgauti savo mėgstamiausiu foteliu ir … didžiuotis pabaigus projektą.

REZULTATAI

Baigę šią temą, įgijote pilną pagrindą, kad galėtumėte apibrėžti, planuoti, stebėti ir kontroliuoti projektą. Jūs žinote, kokiose projekto valdymo srityse turėtumėte atkreipti dėmesį. Jūs suprantate, kokie yra projekto išlaidų, taikymo srities ir užbaigimo laiko santykiai ir netgi susipažinote su keletu populiariausių projektų valdymo metodų.