PROBLEMOS SPRENDIMAS

Naujo verslo kūrėjui nepakanka žinoti vien tik taisykles ir elgesį, reikalingus tam tikrame verslo modelyje, žinoti, kaip atlikti derybas arba rinkodaros tyrimus ir puikiai valdyti savo laiką, taip pat turite žinoti, kaip planuoti, identifikuoti ir išspręsti problemas, priimti teisingus sprendimus ir užtikrinti, kad jie būtų vykdomi. Susipažinęs su sprendimų priėmimo ir problemų sprendimo taisyklėmis, jūs analizuosite keletą šių procesų variantų, kad galėtumėte sužinoti, kaip galite kuo geriau juos panaudoti savo planui įgyvendinti ir pasiekti tobulumo.

Problemų sprendimas ir sprendimų priėmimas yra vienas svarbiausių įgūdžių kiekvieno naujo verslo įkūrėjo nuolat besikeičiančioje verslo aplinkoje! Sprendžiant problemas jums reikės kaip pradedančiajam įkūrėjui priimti įvairius sprendimus ir būti pasirengusiam sudėtingam žinių gavimo procesui.

Naujame versle, greičiausiai, kiekvieną dieną susidursite su sprendimų priėmimo procesu. Įsitikinkite, kad tai yra numatytasis, o ne atsitiktinis pasirinkimas – nepalikite problemų likimo valiai.

Nustačius pagrindinę problemą, yra rekomenduojama taikyti heuristines procedūras, leidžiančias nustatyti problemos priežastis ir atrasti įkvepiančias idėjas problemoms spręsti. Galbūt norėsite apsvarstyti bent vieną iš šių metodų:

• Kolektyvinis naujų idėjų svarstymas (Brainstorming);
• Sukurti minčių žemėlapius;
• 5xKODĖL metodas;
• 6xK metodas.

Kolektyvinis naujų idėjų svarstymas

Tai metodas, kaip išplėsti analizuojamų problemų sprendimo būdų sritį, kuriuose pasiūlymų kūrimo procesas yra sąmoningai atskirtas nuo jų vertinimo. Kolektyvinio naujų idėjų svarstymo metu grupės nariai sugalvoja tiek daug galimybių, kiek gali, tačiau šios idėjos šiuo metu nėra įvertintos. Tai suteikia dalyviams laisvės jaustis laisvai, prisiminti netradicinius, kartais keistus sprendimus. Tačiau gali nutikti, kad net visiškai nereali idėja gali įkvėpti vertingą pasiūlymą. Nėra vienintelio kelio kuriant sprendimus, o kartais ir verta naudoti šį nemokamą asociacijų metodą. Jei nuspręsite išbandyti kolektyvinį naujų idėjų svartymo sesiją, būtinai laikykitės pagrindinių taisyklių.

Minčių žemėlapis

Šis metodas vyksta surašius visas idėjas ir asociacijas kas galėjo sukleti problemą, tai yra pagrindinė užduotis. Ši tema užrašoma puslapio centre, ir nuo to momento mes duodame valią mintims lietis laisvai. Mes užrašome visas susijusias idėjas apie tą temą – jei jie yra susiję, mes sujungiame juos vienas su kitu linijomis, o jei ne, mes sukuriame naujus poskyrius. Po kurio laiko žemėlapis tampa gana platus ir sudėtingas. Panaudodami savo išradingumą galime išnagrinėti gautą vaizdą. Bet kokius naujus santykius galime sujungti naudojant papildomas eilutes. Labai tikėtina, kad žemėlapis:

• bus sukurta daug daugiau elementų nei idėjų, kurių paprastai nebūtume sugalvoję naudodamiesi tradicinį mąstymo būdą – kai kurie aspektai būtų pamiršti, o kiti nebūtų sugalvoti;
• parodys netikėtus ryšius tarp idėjų; šie santykiai paskatins papildomų elementų įtraukimą;
• leis mums pamatyti aiškų visos problemos vaizdą, kuris nebūtų buvęs įmanomas naudojant nuoseklų mąstymą.

An example of Mind-Mapping. Source

Measure – įvertinti

Engage – sudominti

Distribute – paskirstyti

Establish goals – nustatyti tikslus

Listen – klausyti

Plan – planuoti

Build – statyti

 5xKodėl metodas

5xKodės metodas yra problemų priežasčių atradimo mechanizmas. Tai yra taisyklė, kuri naudojama problemos šaknims nustatyti. Šį metodą sukūrė Sakichi Toyoda.

Kelis kartus iškėlus klausimą „Kodėl?“  galima pasiekti trikdžių šaltinį, kruopščiai įvertinti jų priežastis ir sutelkti dėmesį į jų veiksmingą koregavimą. „Kodėl?“ klausimai paverčia problemą vis lengviau suprantamą ir taip yra lengviau atpažinti pagrindines jos atsiradimo priežastis ir jas pašalinti. 5xKodėl analizė leidžia mums atsakyti į klausimus:

• kodėl kilo problema?
• kodėl mes to nepastebėjome?
• kaip tai išspręsti?

Paprastas pavyzdys:

1-as klausimas: Kodėl darbuotojas nukrito?

Atsakymas: grindys buvo šlapios.

2-as klausimas: Kodėl grindys buvo šlapios?

Atsakymas: dėl nuotėkio vožtuvo.

3-ias klausimas. Kodėl vožtuvas nutekėjo?

Atsakymas: Nes tarpinė buvo nudėvėta.

4-as klausimas: Kodėl tarpinė buvo nudėvėta?

Atsakymas: Kadangi jis nebuvo aptarnaujami trejus metus.

5-as klausimas: Kodėl trejus metus nebuvo aptarnaujama?
Atsakymas: nes prevencinio aptarnavimo planas neapima vožtuvų priežiūros.

Todėl problemos priežastis yra tai, kad prevencinės priežiūros planas neapima vožtuvų priežiūros! 5xKodėl metodas yra paprastas, lengvai pritaikomas ir gali būti naudojamas kiekvienoje organizacijoje ar įmonėje.

6xK metodas

6xK metodas yra problemų sprendimo būdas, sutelkiant dėmesį į žmones, dalykus, vietas, laiką, elgesį ir priežastis. Teisingas problemų nustatymas priartina mus prie efektyvių sprendimų. Verta paklausti daugybės klausimų, susijusių su problemiška situacija ar reiškiniu, kurį reikia tobulinti. Mūsų suvokimą apie mus supančią tikrovę ir jos supratimą galima patobulinti pateikiant šešis klausimus: kas, ką, kaip, kur, kada ir kodėl, su pirmosiomis raidėmis, sudarančiomis metodo pavadinimą – 6xK. Tai pirmasis žingsnis kiekvienoje projekto veikloje. Žinodamas visus 6-is aspektus mus verčia rūpintis visais, o ne tik atsitiktine jų dalimi. Tai yra šio metodo ir trivialaus teiginio skirtumas, kad šie klausimai yra akivaizdūs. Be to, metodas reikalauja, kad būtų užrašyti atsakymai, kurie visiškai pakeistų patirtį – sistemingai, o ne atsitiktinai. Norėdami tai pasiekti, naudokite minčių žemėlapį. Tai leis jums pamatyti santykius tarp šių aspektų. 6xK taip pat gali būti derinamas su kolektyvine naujų idėjų sesija.

1. Kas? – apsvarstykite, kam išgyvena problemą ir kam jos išsprendimas yra svarbus. Kokie yra visų žmonių, dalyvaujančių šioje veikloje, ištekliai ir poreikiai?
2. Ką? – aprašykite tikėtiną rezultatą arba sprendimą. Ar sprendimas atitiks žmonių, kuriems jis skirtas, poreikius?
3. Kur? – nustatyti vietą, kurioje bus atliktas sprendimas, arba kur jis turėtų vykti. Ar ši vieta reikalauja konkrečių veiksmų?
4. Kada? – koks yra laikotarpis, per kurį tikslas turi būti pasiektas. Ar yra kokių nors konkrečių sąlygų ar apribojimų, susijusių su tuo momentu, kai sprendimai turi būti parengtas ar įgyvendintas?
5. Kodėl? – kokią naudą gausime išsprendus konkrečią problemą. Nustatykite priežastis, kodėl sprendimas turi būti vykdomas ir kokia iš to nauda.
6. Kuris? – apibūdinti reikalavimus, apribojimus, sunkumus, kurie turi įtakos sprendimų kūrimui ar įgyvendinimui.
7. Kaip? – aprašykite, kaip ketinate pasiekti sprendimą arba jo įgyvendinimą.

Pateikti klausimai neišnaudoja tam tikriems projektams svarbių klausimų. Galima kurti savo klausimus, kurie yra tinkamesni jūsų veiksmų pobūdžiui ir siaurina jūsų problemų apimtį.

Po to, kai nustatysite problemą, taip pat surinkę visą turimą informaciją, esate pasiruošę plėtoti galimus veiksmus. Šiame etape turite išlaikyti savo mintis ir būti pasiruošę numatyti pokyčius. „Gebėjimas numatyti yra šešiasdešimt procentų (veiksmingo problemų sprendimo), 40 procentų yra sugebėjimas improvizuoti, atsisakyti visuotinai priimtų idėjų ir … valdyti veiksmą, o ne veikti pagal taisykles“. (S. L. A. Marshallas).Visada atminkite apsvarstyti „kas atsitiks jei“ ir pasiruoškite visoms galimoms galimybėmis – neleiskite sau nustebti. Tikimybės įstatymai dažnai mėgsta siurprizus. Sukurkite veiksmų planą, skirtą kovoti su įvykiais, dėl kurių sunku įgyvendinti planą. Jei dirbate su kolegų komanda, vykdykite kolektyvinę naujų idėjų sesiją. Tai yra geras būdas atpažinti veiksmus sunkumams įveikti. Jei situacija ir laikas leidžia planuoti bent du ar tris galimus atsako būdus.

Kitas žingsnis yra nustatyti, kokie veiksmai yra geriausias problemos sprendimas. Dėl šios priežasties kiekvienam galimam metodui, kaip naujo verslo steigėjas, nustatykite didžiausius pranašumus ir trūkumus. Tada jie objektyviai ir logiškai analizuoja kiekvieno metodo pranašumus ir trūkumus kitų metodų pranašumų ir trūkumų atžvilgiu. Metodas, turintis daugiausia privalumų arba mažiausių trūkumų, yra tas, kurį reikėtų rekomenduoti ar panaudoti.

Tiesa yra tokia, kad daugeliu atvejų svarstydami kiekvieno pranašumo ir trūkumo svarbą, atsiras situacija, kai geriausio veikimo būdas turi mažiau privalumų (visi yra svarbūs siekiant tikslo) ir vieną daugiau trūkumų nei kiti pasirinkimai (kai dauguma jų yra nereikšmingi). Sprendžiant pasirinkimo variantus ir pasirinkus geriausią, atliekamas sprendimas. Atliekant sprendimų vertinimą galima atsižvelgti į šiuos variantus:

• Gyvybingumas (atsižvelgiant į laiką, biudžetą, galiojančius teisinius reikalavimus)
• Kokybė (kokiame lygyje galimybė išspręs problemą)
• Priėmimo lygis (iš visų šalių, kurioms taikomas sprendimas)
• Kaina (atsižvelgiant į finansinį aspektą ir platesnę perspektyvą, pvz. poveikį aplinkai)

Išsamiai išnagrinėję galimus veiksmus naudodami visą turimą informaciją, turite dar kartą apsvarstyti visus jūsų sprendimo „už“ ir „prieš“. Sprendimų priėmimo procesas nėra vien tik objektyvi matematinė formulė. Žmonių protas taip neveikia, ypač streso metu. Žmogaus protas yra racionalus ir intuityvus, o sprendimų priėmimo procesas yra psichinis procesas, jis taip pat yra racionalus ir intuityvus. Jūsų intuicija kyla iš jūsų instinktų ir patirties. Tačiau jūs niekada neturėtumėte padaryti sprendimo, pagrįsto tik emocijomis ar intuicija, nedarykite klaidos ir toliau darykite kas jūsų intuicija yra teisinga. Sekite problemos sprendimo procesą racionaliausiu ir objektyviausiu būdu. Rinkite informaciją, tada kurkite, analizuokite ir palyginkite galimų veiksmų būdus. Apsvarstykite savo intuiciją ar jausmus, emocijas ir vertybes. Stenkitės nustatyti geriausią veiksmo eigą, logišką ir sėkmingą, bet taip pat ir tą, kuris yra palankiausias jūsų intuicijos, vertybių ir charakterio.

Sukurkite planą, kuris atsakys į klausimus: kas ką darys, kada, kur, kaip ir kodėl? Būkite kiek įmanoma tikslesni, kai tai leidžia situacija. Nepamirškite svarbios informacijos, dėl kurios neįmanoma įgyvendinti jūsų misijos. Be to, įsitikinkite, kad jūs nurodote visiems darbuotojams, kas, kada, kur, kaip ir kodėl vyksta. Galų gale pridėkite rizikos planą, kuris numatys netikėtus įvykius. Kaip ir rengiant galimus veiksmų etapus, pasiruoškite numatyti pokyčius. Gebėjimas įvesti atitinkamus pakeitimus į sprendimus ir planus reikalauja tam tikro psichinio lankstumo, kuris yra pagrindinis teisingų problemų sprendimo bruožas.

Atsisiųskite ir naudokite problemų sprendimo lenteles, kad rastumėte sprendimą. Šis įrankis leidžia ieškoti veiksmingų sprendimų, kurie yra paremti patikrintais faktais. Naudodami problemos sprendimo lentele, komanda, dirbanti su problema, atlieka nuodugnų problemos analizę, nustatydami šaltinio priežastis ir šiuo pagrindu kuria ir įgyvendina sprendimus. Lentelės yra dažnai naudojamos užduodamoms problemoms spręsti ir užima gan daug laiko, tačiau mes tikime, kad jų negalima visiškai pašalinti. Tai turėtų būti naudojama problemoms, kurių priežastys yra nežinomos, pavyzdžiui:

• pasikartojančios klaidos klientų dokumentuose,
• pasikartojantis vėlyvas duomenų pristatymas pristatymo procese,
• poreikis nesibaigiančioms konsultacijoms vykdant ciklinią užduotį,
• proceso klaidos.

Problemos sprendimo lentelės naudojimo pavyzdys

Paveikslėlyje pateikiama tam tikra išsami istorija, turinti pradžią, turinį ir pabaigą, o jos atskiri elementai sujungiami, kad nurodytų priežasties ir poveikio ryšius. Kokie šios istorijos elementai turėtų būti tiriami?

• Pavadinimas – problemos pavadinimas, tema.
• Situacijos aprašymas – nustatoma problema organizaciniame kontekste ir apibūdinama jos reikšmę.
  • Ką rašote ir kodėl norite tai parašyti?
  • Koks yra situacijos strateginis, operacinis, istorinis ar organizacinis kontekstas?
• Dabartinės sąlygos – aprašykite, kas šiuo metu yra žinoma apie konkrečią problemą.
  • Kur pastebimi skirtumai?
  • Kas vyksta dabar, palyginti su tuo, kas turėtų įvykti ar ko norėtumėte?
  • Kokios konkrečios sąlygos rodo, kad yra problema ar kiti poreikiai?
  • Parodykite faktus naudodami vaizdinius elementus, pvz. diagramas, grafikus ar žemėlapius.
• Tikslai / priemonės – apibrėžkite pageidaujamą situaciją.
  • Kokie yra tikslūs rezultatai, kuriuos norite pasiekti?
  • Ką tiksliai reikia pakeisti, kad atsikratyti skirtumų?
  • Naudokite vaizdinius, kad parodytumėte, kiek, iki kada ir kokio rezultato tikimasi.
• Analizė – pateikiama situacijos analizė, taip pat esamos situacijos ir pageidaujamos situacijos skirtumų priežastys.
  • Kokios problemos priežastys ar šaltiniai?
  • Norėdami išspręsti problemą, pasirinkite paprastus įrankius (pvz., 5xKodėl, Ishikawa diagramą arba gedimų medžio analizę), kurie geriausiai parodys ryšį tarp priežasčių ir padarinių.
• Siūlomi sprendimai – aprašyti veiksmų ir veiklos pasiūlymus, kuriais siekiama išspręsti problemą ir pasiekti pageidaujamus rezultatus.
  • Ką ketinate daryti norint pasiekti norimą tikslą?
  • Kaip siūlomi sprendimai paveiks problemos šaltinį ir padės dabartinei situacijai pasiekti norimą padėtį?
• Planas – tikslus veiksmų planas arba kas bus padaryta, kas tai padarys ir kaip tai bus padaryta, kad tikslas būtų pasiektas.
  • Kokių reikia imtis veiksmų?
  • Kas bus atsakingas už juos ir kiek laiko yra skiriama?
  • Kaip bus išmatuotas šių veiksmų efektyvumas?
• Tolesni veiksmai – nustatyti, kaip bus stebima pažanga ir apibrėžiami klausimai, kurie dar turi būti sprendžiami.
  • Kokios yra numatomosios problemos įgyvendinant tikslą ir kaip galima jų išvengti?
  • Kaip ir kada jūs patikrinsite, ar planai yra įgyvendinami, ir ar jų rezultatai yra tokie, kokių tikėjotės?
  • Koks procesas bus naudojamas siekiant užtikrinti, kad veiksmai būtų sėkmingi kiekviename įgyvendinimo etape?
  • Kaip jūs pasidalinsite savo išvadomis?

Priėmus sprendimą dėl plano, dabar laikas imtis veiksmų. Šiame paskutiniame žingsnyje turite įdiegti savo planą ir nustatyti, ar pasiekta norimų rezultatų. Šis vertinimo etapas dažnai yra ignoruojamas sprendimų priėmimo procese. Šio įvertinimo pagrindas yra tolesnis atsiliepimas apie plano veikimą. Gaukite iš savo bendradarbių, rangovų ir klientų nuomonę. Įgyvendinkite savo veiksmų planą ir nustatykite, ar jo etapai veikia. Jei neveikia, nustatykite priežastį ir imkitės veiksmų, kad tai ištaisytumėte.

Pirmiau aprašytų sprendimų priėmimo proceso etapų taikymas nėra tinkamo veiksmingumo lygio garantija, nes proceso metu gali atsirasti klaidų. Dažniausios klaidos, kurių reikėtų vengti, pateikiamos lentelėje žemiau.

Dažniausios klaidos priimant sprendimus

Galbūt dėl to, kad yra lengviau įgyvendinti ir pateisinti, jaunieji verslininkai dažnai siekia priimti paprastus sprendimus. Tačiau jūs turite būti labai atsargūs priimdami savo sprendimus per greitai ar supaprastinant. Kadangi norite palaikyti individualią plėtrą ir (arba) pagerinti verslo efektyvumą, automatiškai pasirenkate pirmą prieinamą metodo siūlomą išeitį. Jūs turite įvertinti kiekvieną sprendimą, jo poveikį tam tikros užduoties įgyvendinimui ir būsimiems tikslams. Prireikus, įtraukite specialistus, tokie kaip konsultantai ar verslo lektoriai, kurie padėtų priimti sprendimus, kurie iš patirties geriau suprantą situaciją.

Vystydami sprendimo įgyvendinimo planą nustatykite kiekvienos srities atsakomybę kiekvienai užduočiai, kuri yra patikėta jūsų kolegoms. Veiksmai, kurie bus pradėti sprendimo įgyvendinimui, turi būti stebimi atsižvelgiant į šiuos klausimus:

• Atitiktis – ar viskas vyksta pagal planą?
• Pasiekimai – ar pasiekti rezultatai atitinka planą?
• Poveikis – kokie yra jūsų sprendimo rezultatai, susiję su jūsų organizacija ir jos aplinka?

Pagaliau pasiruoškite netikėtumams. Planai ne visada vyksta pagal planą. Būkite išsamūs ir kartais pasitikėkite savo intuicija.